Den Grundsatz kennen alle Dienstwagenberechtigten, denen auch Privatfahrten gestattet sind: Für Fahrten zur Arbeit landen 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises je Entfernungskilometer zusätzlich auf der monatlichen Gehaltsabrechnung. Naturgemäß ist darüber niemand erfreut. Bei der Berechnung zählt die einfache Strecke zwischen der Wohnung und der sogenannten ersten Tätigkeitsstätte. Wer aufgrund einer doppelten Haushaltsführung eine Zweitwohnung am Arbeitsort unterhält, der zahlt nur für die Strecke ab dieser Wohnung. Fahren die Mitarbeitenden regelmäßig nur zum nächsten Bahnhof und setzen dann den Weg mit der Bahn fort, dann ist bei entsprechendem Nachweis auch nur das erste Stück zu versteuern.
 

Versteuerung des Dienstwagens

Bekanntlich „verdienen“ sich die Dienstwagennutzenden mit der Versteuerung des Vorteils das Recht, die Pauschale von 0,30 Euro je einfache Strecke und Fahrttag als Werbungskosten in der Steuererklärung anzusetzen. Rechnerisch gleichen sich die Beträge jedoch nur aus, wenn man bei typisierten 15 Fahrttagen im Monat ein Fahrzeug mit einem Bruttolistenpreis in Höhe von 15.000 Euro nutzt. Die langstreckentaugliche Auswahl eines Pkws für die Außendienstmitarbeitenden ist aber in diesem Segment eher begrenzt. Ab einer Entfernung von 21 Kilometern können übrigens derzeit 0,35 Euro je Zusatzkilometer angesetzt werden. Allerdings wirken sich die Werbungskosten nur aus, soweit die Pauschale von 1.000 Euro im Jahr überschritten wird. Insgesamt also eine unerfreuliche Konstellation.
 

Versteuerung in Homeoffice-Zeiten

Ist denn in Homeoffice-Zeiten die Versteuerung überhaupt vorzunehmen? Grundsätzlich ja – es sei denn, man hat den Schlüssel des Wagens abgegeben. Hier kommen aber auch die typisierten 15 Fahrttage wieder ins Spiel. Jedoch zunächst vorab der Hinweis darauf, dass Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer im Rahmen der persönlichen Steuererklärung nicht vollständig an die Verfahrensweise in der Gehaltsabrechnung gebunden sind. Wer sich die Disziplin zutraut, von Jahresbeginn an ein lückenloses und den Anforderungen der Finanzverwaltung genügendes Fahrtenbuch zu führen, kann auch für das gesamte Jahr von der pauschalen Versteuerung abweichen und die tatsächlichen Privatanteile bei der Einkommensteuer ansetzen. Hier mag elektronische Unterstützung helfen, aber zum Beispiel Excel ist aufgrund der beliebigen Änderbarkeit nicht zulässig. Weiteres Problem: Die Gesamtkosten des Pkws müssen bekannt sein, was nicht in jedem Unternehmen problemlos ermittelt werden kann. Diese Vorgehensweise klappt also in den allermeisten Fällen nicht.
 

Die Finanzverwaltung erkennt Fahrtenbücher meistens nicht an

Der Arbeitgeber wird bei der Gehaltsabrechnung in der Regel bereits aus Haftungsgründen und zur Verwaltungsvereinfachung die Anwendung der Ein-Prozent-Regelung vorsehen. Dies hat er üblicherweise bereits bei der Überlassung des Dienstwagens vereinbart. Zudem hält dann auch die 0,03-Prozent-Regelung Einzug. Ein Arbeitgeber, der sich auf ein von der Arbeitnehmerin oder dem Arbeitnehmer geführtes Fahrtenbuch stützt, muss sich auf Diskussionen mit der Lohnsteuer-Außenprüfung einstellen. Da solche Fahrtenbücher in den Augen der Finanzverwaltung meist fehlerhaft sind, könnten für den Arbeitgeber Steuerforderungen anfallen. Hier kann dieser dann oft auf die Steuerschuldnerschaft der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers verweisen, bleibt jedoch zumindest in der Haftung. Und: Möchte man solche Diskussionen um Steuerschulden mit seinen Mitarbeitenden oder umgekehrt mit der Chefin oder dem Chef führen?
 

Nur tatsächliche Fahrten versteuern

Gehen wir also davon aus, dass es auf dem Gehaltszettel grundsätzlich bei der 0,03- Prozent-Methode bleibt. Kann dem Finanzamt gegenüber nun ausreichend belegt werden, dass die Arbeitsstätte an weniger als 15 Tagen im Monat aufgesucht wurde, darf das Amt nachträglich nur die tatsächlichen Fahrten steuerlich ansetzen. Dazu muss der/die Mitarbeitende dokumentieren, an welchen Tagen sie oder er zur ersten Tätigkeitsstätte gefahren ist. Es dürften mindestens Angaben zum jeweiligen Datum vorzuhalten sein. Einheitliche konkrete Vorgaben haben die Finanzämter bisher noch nicht veröffentlicht. Das jeweils zuständige Amt entscheidet zunächst, ob die vorgelegten Aufzeichnungen ausreichen und welche Nachweise darüber hinaus gefordert werden. Jeder Nachweis, den Sie haben, sollte helfen – zum Beispiel der (anonymisierte) Arbeitskalender, aber wer weiß, vielleicht auch mal die Lieferquittung des mittäglichen Pizzadienstes an die Privatadresse? Kann der Arbeitgeber die An- oder Abwesenheit der Mitarbeitenden an der ersten Tätigkeitsstätte tatsächlich kontrollieren und auswerten, so ist natürlich auch eine entsprechende Bescheinigung sachdienlich.

Klappt der Nachweis, so ist jeder Fahrttag mit 0,002 Prozent des Bruttolistenpreises zu versteuern (0,002 Prozent x 15 typisierte Fahrttage pro Monat ergeben wieder 0,03 Prozent). Achtung: Diese Regelung muss man dann für das gesamte Jahr wählen! Und für Mitarbeitende mit einem Gehalt unter der Beitragsbemessungsgrenze bleibt es bei den abgezogenen Sozialversicherungsbeiträgen – es sei denn, der Arbeitgeber macht bei dieser 0,002-Prozent-Methode doch bereits auf dem Gehaltszettel mit.
 

Homeoffice-Pauschale und Werbungskosten

Es sei darauf hingewiesen, dass sich der Ansatz der neuen Homeoffice-Pauschale und Werbungskosten für die Fahrten zur Arbeit gegenseitig ausschließen. Denn die tägliche Pauschale in Höhe von fünf Euro (höchstens aber 600 Euro jährlich) wird nur gewährt, wenn man am jeweiligen Tag ausschließlich zu Hause gearbeitet hat. Wer mit dem eigenen Pkw einen weiten Arbeitsweg zurückzulegen hat, der hat durch die Tätigkeit aus dem Homeoffice rechnerisch natürlich geringere Werbungskosten als früher. Das bedeutet, eine entsprechende Notiz im Kalender über die Fahrt zum täglichen Arbeitsort kann helfen, mögliche Rückfragen des Finanzamts zu beantworten. 
 

Rücksprache mit dem Finanzamt

Es ist nicht verboten und oft sogar geboten, die Dinge mit dem Finanzamt auszufechten – dies aber nur mit offenem Visier. Nicht zu empfehlen ist die vielleicht aus früheren Zeiten überlieferte Herangehensweise, erst einmal Beträge geltend zu machen vor dem Hintergrund, dass diese dann schon herausgekürzt werden, wenn das Amt diese nicht akzeptiert. Wer sich öffentlich damit brüstet, seine Angaben seien „so durchgegangen“, verkennt, dass in der digitalisierten Welt vielleicht kein Mensch diese Angaben je geprüft hat. Eventuell fällt das erst im x-ten Jahr der Wiederholung auf, wenn die Steuererklärung vom System des Finanzamtes einmal zur persönlichen Prüfung ausgesteuert wird. Dann kann durch die Zinsen nicht nur der Schaden größer sein, sondern es folgt vielleicht noch mehr Ärger mit dem Finanzamt.